Hvordan relevans, konsistens og timing kan løfte niveauet for din lederkommunikation

”Hvorfor skal vi overhovedet vide noget om det her?”
”Hvordan hænger det sammen med, hvad du fortalte os på sidste afdelingsmøde?”
”Hvorfor skal vi høre om det nu, når vores fokus er et helt andet sted?”
Det er tre typiske spørgsmål mange medarbejdere stiller deres leder, når kommunikationen ikke er tydelig nok og forvirring og utryghed begynder at træde i stedet.

I dette indlæg deler jeg med dig, hvordan relevans, konsistens og timing kan gøre en mærkbar forskel for din lederkommunikation, og et par tips til hvad du kan gøre for at forbedre den.

Relevans – forstår du din målgruppes virkelighed?

Som leder er du typisk tæt på forretningen, strategi og visionen for fremtiden. For dig og lederteamet er det tydeligt, og når I skal kommunikere om en ny forretningsplan eller strategi, så bærer kommunikationen ofte præg af, at I som team synes, at alle detaljer er relevante.

Det er bare sjældent det samme, som medarbejderne finder relevant.
”Ja ja, men nu er der altså nogle ting alle skal forholde sig til” vil du måske indvende, og det er også rigtigt. Ofte glemmer ledelsen blot at skræddersy kommunikationen til målgruppen, og det kan resultere i dårlige målinger i jeres medarbejderundersøgelser, hvor medarbejderne vil udtrykke frustration over, at ledelsen ikke forstår deres virkelighed.

Her er et par tips til, hvad du kan gøre for at gøre din kommunikation mere relevant:

• Nedsæt et sounding board bestående af interessenter fra jeres forskellige målgrupper og test budskaber af med dem, inden I sender ud til alle. Det har jeg med stort held gjort i Arla Foods, og det hjalp til at luge ud i det, som er for komplekst og irrelevant

• Skab en kernefortælling (narrativ) der indeholder “What’s in it for me”
  Det er altid relevant at skabe en kernefortælling - et narrativ - der indeholder de vigtigste budskaber om strategien/projektet/planen der skal kommunikeres - men særligt hvis der i jeres organisation er flere ledelseslag, for så betyder det, at kommunikationen, skal kaskaderes ned i organisationen. Helt kort fortalt så skal et narrativ kunne fange “what’s in it for me?” fra medarbejdernes perspektiv, da det er med til at gøre kommunikationen relatérbar. Men kun hvis narrativet er engagerende og ikke proppet med akademisk sprog. Hvis du er nysgerrig på narrativers betydning, så afholder Jonas Bladt Hansen fra Next Level IC sammen med Frank Wolf et arrangement til juni. Læs mere here

• “Oversæt” kompliceret stof til virkeligheden.
  Strategi, planer, effektiviseringer og lignende er ofte skrevet af en Business Development afdeling, som er akademisk skolet og ikke altid tænker over at skrive simpelt og forståeligt. Derfor er det din pligt som leder at kunne oversætte det komplicerede til noget simpelt. Her er et tænkt eksempel ”For vores team/funktion/lokation betyder denne del af strategien, at vi skal fokusere endnu mere på samarbejdet med vores kunder og hvordan vi kan gøre det endnu bedre. Kan vi fx sænke svartiderne i kundeservice ved at bruge kunstig intelligens. Det skal vi have undersøgt…”

Konsistens – hvordan hænger det sammen med, hvad vi ellers laver?

I organisationer med flere ledelseslag og teams kan det som medarbejder (og også mellemleder) hurtigt blive vanskeligt at overskue alt dét, der foregår.

I større organisationer oplever medarbejderne ofte, at de bliver bombarderet med planer, initiativer og nye projekter fra alle sider, uden at nogen har talt sammen om at koordinere alle tiltagene.

Det kan give forvirring og usikkerhed om, hvad der skal prioriteres først, og hvordan det egentlig hænger sammen med strategien og de øvrige planer.

Som leder har du derfor en opgave i hele tiden at sætte den specifikke kommunikation i kontekst til det overordnede billede og skabe sammenhæng for dine medarbejdere.

Hvis du er leder i en organisation, som arbejder i siloer og ikke formår at koordinere og tale sammen, så start med at gå tilbage til den øverste ledelse og fortæl dem, at der er behov for mere transparens, hvis I skal kunne lykkes med at implementere alt det, som kommer jeres vej.

Her er et par tips til, hvad du kan gøre for at gøre din kommunikation mere konsistent:

💡 Sæt altid kommunikationen i forhold til jeres strategi/formål/værdier
Find nogle ledestjerner som du altid bruger som reference, når ny kommunikation introduceres – det vil typisk være jeres strategi/formål/værdier. Lad medarbejderne forstå hvordan det nye initiativ passer ind i, hvad de allerede laver i forvejen.
Fx "projekt x er et godt eksempel på, hvordan vi i den kommenede tid skal arbejde endnu mere målrettet med bæredygtighed ud mod vores kunder, som I husker er en vigtig søjle i vores 2028 strategi"

💡 Koordinér med dine lederkollegaer
Ofte bombarderes medarbejdere fra alle sider, fordi de i lederteamet ikke er gode nok til at advisere hinanden om, hvad der er på vej. Lav en fælles plan i lederteamet for året og kommende 3 måneder, som giver overblik over kommende projekter og initiativer, der vil ramme jeres medarbejdere. Sæt det overblik på agendaen på jeres afdelingsmøder så alle har samme information og gennemsigtighed.
I organisationer med flere ledelseslag og teams kan det som medarbejder (og også mellemleder) hurtigt blive vanskeligt at overskue alt dét, der foregår.

Timing – hvorfor nu?

Nogle gange skal en kommunikation ud til alle på et bestemt tidspunkt – fx ved organisationsændringer eller effektiviseringer – men andre gange er der mulighed for at sekvensere og time kommunikationen til de forskellige målgrupper.

Overvej derfor hvorfor det er vigtigt at kommunikere lige præcis nu?

Har jeres medarbejdere overhovedet båndbredde nok til at tage kommunikationen ind?

Timing hænger meget sammen med konsistens, og jo bedre overblik I har over, hvad der er i pipeline af anden vigtig kommunikation der skal ud til medarbejderne, jo nemmere vil I have til at vurdere den rette timing.

Her er et par tips til, hvad du kan gøre for at time din kommunikation bedre:

💡 Lav et årshjul med vigtige aktiviteter og temaer

I de fleste organisationer er der aktiviteter i løbet af året, der gentager sig hvert år. Fx medarbejderundersøgelse, MUS, forretningsplan etc.

Derudover vil der typisk også være forskellige projekter spredt ud over året, som varierer fra år til år. Hvis I arbejder mere struktureret med jeres kommunikation, så vil det give mening at inddele året i nogle temaer.

De temaer kan være med til at drive kommunikationskampagner, som kan bestemme timingen for, hvornår en bestemt kommunikation skal ud.

💡 Sekvensér kommunikationen til bestemte målgrupper

Nogle gange er det mere hensigtsmæssigt at kommunikere til bestemte målgrupper, inden kommunikationen udsendes til samtlige medarbejdere.

Det kan være bestyrelsen, alle senior ledere, bestemte teams der påvirkes særligt af kommunikationen etc.

Det gør det også nemmere at skræddersy budskaberne og gøre dem relevante for målgruppen.

Vær dog meget specifik ifht hvad målgruppen, der modtager kommunikationen før andre, må stille op med den, så den ikke blot kaskadernes rundt i organisationen.

💡 Byg kommunikationen ind i eksisterende kommunikationsaktiviteter.

Når ledelsen beslutter sig for, at NU skal en kommunikation sendes ud, så betyder det nogle gange, at der skal indkaldes til ekstra afdelingsmøder for at give informationen. Hvis kommunikation ikke er bydende nødvendigt at udsende på et bestemt tidspunkt, men kan vente lidt, så indbyg kommunikationen i de aktiviteter, som I allerede har planlagt - også selvom det er på et lidt senere tidspunkt. Det kan være på et Town Hall, et nyhedsbrev, en månedlig video update etc.

Konklusionen er, at hvis I formår at gøre jeres kommunikation mere relevant og konsistent med, hvad jeres medarbejdere ellers skal forholde sig til og time kommunikationen til det naturlige tidspunkt, hvor det passer ind med øvrige aktiviteter, så har I en mulighed for at fremstå som ét samlet lederteam, der taler sammen og koordinere på tværs.

Det vil alt andet lige skabe mere tryghed og klarhed for medarbejderne, så de kan fokusere på dét der betyder noget i stedet for dét, der støjer omkring dem.

Hvis I som lederteam, eller du som leder ønsker at hæve niveauet for kommunikationen fra god til BEDRE, så ræk ud til mig for en uformel snak