Sådan bruger I jeres Town Hall til effektiv lederkommunikation

Et vellykket Town Hall-møde (update fra ledelsen fx én gang om måneden) – fysisk såvel som online - kan være en fantastisk måde at engagere medarbejderne, sætte retning for organisationen og styrke jeres lederkommunikation.

Hvis – I vel og mærke formår at tilrettelægge og eksekvere Town Hall’et rigtigt.

I dette blogindlæg får du:

•  Svar på spørgsmålene hvorfor (formål), hvad (agenda) og hvordan (formaterne)

• Gode råd til hvordan jeres Town Hall kan opnå højere engagement

• 2 bonustip til hvordan det rette udstyr og den rette eksekvering kan gøre en forskel for opfattelsen af jeres lederkommunikation

Hvorfor?

Før I planlægger Town Hall’et, er det vigtigt at definere, hvad I vil opnå med mødet. Et ofte set formål er, at mødet giver ledelsen mulighed for at afrapportere på vigtige emner og strategiske budskaber, men der er en risiko for, at det bliver en lang række af snak og præsentationer, som typisk ikke skaber engagement.

Godt råd: Still jer i stedet følgende spørgsmål: ”Hvilken følelse skal vores medarbejdere efterlades med?”

Tit fokuserer vi for meget på, hvad medarbejderne skal tænke (hjerne) eller gøre (handling) men glemmer den direkte forbindelse til et højere medarbejderengagement, nemlig deres følelser (hjerte).

Et Town Hall er til for medarbejderne, og derfor skal det altid være deres interesser, der kommer først.

Godt råd: Hvis I er i tvivl om, hvad jeres medarbejdere egentlig finder interessant og relevant for dem, så spørg dem, hvad de ønsker at få ud af at deltage. I kan spørge dem via Microsoft Forms eller på jeres interne SoMe platform.

Hvad?

Hvis I til hvert eneste Town Hall skal opfinde en ny agenda, så bliver det hurtigt tidskrævende at planlægge og sandsynligvis også noget, der bliver gjort i sidste øjeblik, hvilket igen vil smitte af på medarbejdernes oplevelse af jeres kommunikation.

Investér i stedet tid i starten til at udarbejde en skabelon for agendaen, som kan fungere til hvert møde.

En skabelon kunne se sådan ud:

• Velkomst ved xx

• State of the nation ved CEO/leder

• Successer/stolte/øjeblikke

• Den finansielle-/markedsudvikling

• Månedens tema/deep-dive med en gæst

• Q&A med hele ledelsen

• Reklame for næste møde/vigtige begivenheder

 En velstruktureret agenda er nøglen til et effektivt Town Hall, da medarbejderne ved, hvad de skal forvente.

Godt råd: For at få det optimale ud af agendaen så lav en running order med minuttal for hvert punkt samt kernebudskab og indlægsholder. Det skaber klarhed og tvinger alle indlægsholdere til at holde tiden. Sørg enten for et ur foran indlægsholderne eller allierer jer med en medarbejder fra kommunikationsafdelingen til at være time keeper, så I har en pejling om tid. Tid er ikke bare penge, men det er samtidig respektløst at holde på medarbejderne mere end højst nødvendigt.  

Godt råd: Planlæg hvem der skal deltage som gæst 6 måneder i forvejen og afstem det med årshjulet for organisationen/vigtige annonceringer, der kan være relevant at tage op.  Fx kunne resultatet af den årlige medarbejderundersøgelse være et tema for Town Hall’et.
Hvis I kender den langsigtede plan, så bliver det også meget nemmere at gøre reklame for mødet på intranettet/infoskærme/interne SoMe platforme og lignende kanaler.

Hvordan?

Når I først har en fast skabelon, så kan I begynde at lege med formatet for hvert agendapunkt, og her kan I virkelig skabe en effekt på engagementet.

Med formater mener jeg, hvordan I ønsker at præsentere indholdet som fx interviews, paneldebat, præsentation, video, quiz, ”eksperten fortæller” etc. Hvis hele mødet er én lang powerpoint præsentation af forskellige indlægsholdere med tætpakkede slides, tal og grafer, så kan I være sikre på, at ingen husker særlig meget derfra.
Min erfaring er, at jo mere kreativ I kan være, jo bedre er oplevelsen for medarbejderne.  Det vigtige er, at I varierer i formaterne i løbet af jeres Town Hall, så I hele tiden fastholder medarbejdernes opmærksomhed.

Godt råd: Brug tid på at finde ud af hvilke formater indlægsholderne trives bedst med, da publikum med det samme vil kunne mærke, hvis de ikke trives i formatet.
Fx arbejdede jeg sammen med en CEO, som nød rollen som interviewer og var god til det. Faktisk var det langt lettere for ham at overholde tiden, end hvis han skulle præsentere 10 slides.

Godt råd: Et Town Hall skal ikke være envejskommunikation, og derfor bør alle Town Halls som minimum indeholde en Q&A session. Det inviterer til transparens og åbenhed fra ledelsen, og medarbejderne vil føle sig hørt. Jeg har gode erfaringer med at bruge enten Mentimeter eller slido.

Vær dog gerne mere kreativ end blot en Q&A. Bed fx medarbejderne om at lytte godt efter under ”State of the nation”, da de i slutningen af punktet vil blive stillet tre quizspørgsmål i Slido.

Bonustip #1: Investér i det rette udstyr

Jeres valg af lokation for jeres Town Hall samt det tekniske setup kan blive en faktor, der tager alt for meget opmærksomhed, hvis det ikke fungerer optimalt.

Hvis det derimod spiller, så bliver det i stedet en understøttende ramme for hele oplevelsen.

Lad os tale om lokation først:

Det er ikke uden betydning, hvor I vælger at afholde jeres Town Hall.
Er det et fysisk Town Hall, så sætter det nogle begrænsninger, da der skal være plads til publikum, men i stedet kan I overveje, om I skal rykke Town Hall’et rundt på forskellige lokationer, hvis I har det. 

Er Town Hall’et online, så er der langt større råderum, da det ikke kræver samme form for plads – særligt ikke hvis det streames med et almindeligt webkamera.
Tænk det som en tv-udsendelse som altid har dybde i billedet og en spændende baggrund.

Det leder mig hen til det tekniske setup:

Investér penge i god lyd og lys – uanset om det er fysisk eller online. Er Town Hall’et fysisk så, overvej om I skal lave en lille scene, så alle har et godt udsyn.

Hvis I streamer Town Hall’et så undgå at bruge kameraet i computeren, men investér i stedet i et kamera på stativ med usb, så I kan flytte rundt på det og få det bedste billede. 

Ønsker I et mere professionelt setup, så kan jeg anbefale, at få et AV-center ud, der kan lave et plug and play studie setup til jer. Min partner, Henrik Hoeg og jeg kan også hjælpe jer. Læs mere her
Da jeg arbejdede i Arla Foods, var jeg med til at opbygge et professionelt TV-studie, og det har tjent sine penge hjem mange gange.

Bonustip #2: Den rette eksekvering gør en forskel

Det er ikke nok at have en god agenda med engagerende formater, hvis indlægsholderne ikke ved, hvordan de skal levere budskaberne.

Her er 6 simple regler til at skærpe eksekveringen:

1.  Øv dig på dit indhold og sig det højt for dig selv i bilen eller i badet om morgenen. Det vil også hjælpe dig, hvis du har en tendens til at blive nervøs

2. Kig rundt på publikum (fysisk) – kig i kameraet (online)

3. SMIL – når vi koncentrerer os, så har vi en tendens til at se meget alvorlige ud. Kig dig selv i spejlet mens du smiler og læg mærke til, hvilke muskler du aktiverer. Den muskelhukommelse kan du bruge, når du står på scenen og ikke kan kigge dig i spejlet

4. Tænk over dit kropssprog. Arme over kors eller hænderne i lommerne er NO-GO. Brug dine hænder strategisk til at understøtte din historie i stedet for, at de bare flakser rundt

5. Tal roligt og tydeligt – vær ikke bange for at holde pauser – særligt ved vigtige pointer da det giver mulighed for at dine budskaber kan synke ind hos publikum

6. Vend ALDRIG ryggen til publikum når du ser på skærmen. Gå lige tilbage og brug din arm til at pege på skærmen

Hvis I formår at skabe den rette struktur for jeres Town Hall med relevant indhold og brug af interaktive og engagerende formater, så kan Town Hall’et blive en effektiv kanal for jeres lederkommunikation, der vil have en afsmittende effekt på jeres medarbejderengagement.

Har I brug for hjælp til at komme i gang, så læs mere her👇🏻